Con el cambio de año es frecuente que se hagan reuniones en la comunidad con la renovación de cargos, etc. Todo esto debe ser documentado y transcrito al acta.
Si hay administrador en la comunidad, él o ella hará el trabajo, pero si sois una finca que no tiene una administración de fincas contratada entonces deberá ser el secretario quien transcriba la reunión.
En este artículo vamos a ver cómo se prepara el acta y vamos a dar algunos consejos para su redacción. Es mucho más fácil de lo que parece.
¿Cómo puedo hacer un acta correcta?
En primer lugar, a título informativo, debemos señalar que la junta de propietarios debe reunirse al menos una vez al año.
En esta reunión los puntos mínimos a tratar serían: la aprobación de las cuentas y la presentación de unos presupuestos anuales, y renovación de los cargos de la Junta de Gobierno.
Además, podrán celebrarse todas las Juntas extraordinarias necesarias si son convocadas por el presidente o a petición de una cuarta parte de los propietarios (o, en su defecto, de propietarios que representen más del 25% de las cuotas).
El Vicepresidente no estará facultado para convocarla él mismo, a menos que exista una razón jurídica de peso para que el Presidente no pueda hacerlo.
Las reuniones ordinarias deben convocarse con un mínimo de 6 días de antelación para la extraordinarias solo es necesario el tiempo suficiente para que puedan ser informados los propietarios.
El presidente deberá informar de la celebración de la reunión a toda la comunidad. Deberá incluir información como: cuándo se celebrará la reunión, de qué se tratará, etc. Lo que se llama el orden de día.
La notificación puede hacerse por carta (o email) o en tablón si dispone la comunidad o lugar al efecto.
Si alguien vive fuera de la finca tendrá que ser por un medio que le permita recibir la notificación de la convocatoria, normalmente por carta.
El orden del día suele incluir los siguientes puntos:
- Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
- Aprobación de los informes y presupuestos anuales.
- Decisiones sobre obras y pagos
- Otros temas de importancia para la comunidad
- Y por último, ruegos y preguntas de los vecinos (que se suelen incluir para la siguiente reunión).
Tenemos un ejemplo de convocatoria en nuestro sitio por si necesita uno.
¿Cuáles son las partes de un acta para una Junta de Propietarios?
¿Cómo deben reflejarse todo en el acta? La estructura general de un acta la podemos hacer en 3 bloques:
- En primer lugar, debe incluir el orden de día de convocatoria.
- Después se transcriben los acuerdos.
- Y al final, con el cierre de acta, los asistentes a Junta con sus coeficientes de participación en el edificio
Si el edificio, al ser antiguo no tiene la Escritura de División Horizontal, donde vienen todos ellos, una opción es verlos en el catastro virtual
¿Qué debe incluirse en cada punto del acta?
Además de la fecha, la hora, los asistentes, morosos (que están privados de voto aunque vayan a la reunión), se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria, y si es la primera o segunda convocatoria, etc. es necesario transcribir los acuerdos que se adoptan.
Como consejo, utilice un vocabulario correcto pero que pueda entender todo el mundo, las actas las leen personas de toda índole y es mejor que sea clara y concisa para que todo el mundo pueda estar informado.
Transcriba los acuerdos, no es necesario poner las discusiones entre vecinos durante el debate. La precisión y síntesis son muy importantes para que luego la lectura sea rápida y clara. Además, eso hará que invite más a la lectura por parte de todos los propietarios.
Ejemplo de acta para una junta de propietarios
A continuación puedes encontrar un ejemplo de acta que podrá descargar para hacer la transcripción de las reuniones de su comunidad de vecinos.
NOTA: el apartado asistentes puede incluirse al inicio del acta.
Descargar ejemplo de acta de junta de propietarios
Haz la descarga del modelo de acta de junta de propietarios en PDF o DOC con un clic en los siguientes botones:
Como ves, no es muy complicado, sólo es necesario que lo que contenga sea claro y refleje, los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.
