Reunión de comunidad de vecinos. Todos los detalles.

¿Tienes una reunión de comunidad de vecinos? Necesitas conocer más detalles sobre todo los relacionado con las Juntas de Propietarios? En este artículo vamos a tocar todos los temas que necesitas saber.

Cuando hayas terminado de leer este artículo serás un experto, ya que te habremos explicado todo lo que debes hacer para organizar una junta de vecinos.

Los tipos de juntas de vecinos que existen

Podemos distinguir dos tipos de juntas de vecinos: las ordinarias y las extraordinarias.

Juntas de vecinos las ordinarias

La reunión ordinaria debe celebrarse anualmente, es decir, una vez al año. Las juntas ordinarias de vecinos tienen una serie de requisitos particulares, que son los siguientes:

Si estos puntos del orden del día no se incluyen, es necesario informar quienes convocan la junta que deben incluirlos.

Al margen de estas cuestiones, también se puede tratar otro tipo de cosas como mantenimientos, obras, etc.

Juntas de vecinos extraordinarias

Las reuniones extraordinarias, son, por contraposición: todas las reuniones que no son ordinarias.

Las reuniones extraordinarias pueden celebrarse tantas veces como sea necesario, están sujetas a requisitos de convocatoria más ligeros y tratan de asuntos que no pueden posponerse.

Por lo tanto, el único requisito para que se celebre una junta de propietarios extraordinaria es que en ella se traten asuntos que no pueden esperar a una junta ordinaria, como la ejecución de obras, etc.

Plazos para convocar una junta de vecinos

Las reuniones ordinarias en las comunidades de vecinos deben celebrarse una vez al año.

Esto no significa necesariamente que deban hacerse antes del 31 de diciembre de cada año. Estamos hablando de anualidad, no de año natural.

Tampoco exige el cumplimiento estricto de los plazos. Los plazos pueden ampliarse o acortarse ligeramente si se hace de buena fe.

Tal y como establece la Ley de Propiedad Horizontal, las juntas ordinarias deben ser convocadas con un mínimo de seis días de antelación, mientras que las extraordinarias no tienen un plazo mínimo de convocatoria, ya que se entiende que los asuntos a tratar pueden ser muy urgentes.

Como consejo, lo mejor es convocar las reuniones con una semana de antelación, si es posible, y enviarlas por correo con al menos 10 días de antelación, ya que a veces requieren un largo periodo de tiempo.

Cómo enviar la notificación de las reuniones de vecinos

Las convocatorias de las reuniones de vecinos pueden enviarse por correo o por email. Es decir, informando previamente al secretario-administrador de la dirección de correo electrónico, es legal recibir cartas como si fueran correos electrónicos.

No es necesario enviar las notificaciones por correo certificado, en caso de necesitar justificar el envío por ser un vecino problemático lo mejor en cualquier caso sería un burofax. Tampoco es necesario colocar avisos de las reuniones en los pasillos, aunque creemos que es una buena práctica y una tradición a la que los vecinos suelen estar acostumbrados.

¿Para la convocatoria de una Junta de Propietarios cuáles son los requistos?

En general, es importante que la notificación sea sencilla, clara y lo más concisa posible.

En el orden del día, es importante que los temas a tratar estén lo más detallados posible para que se entiendan pero sin necesidad de hacer párrafos largos. Esto ayudará a que la reunión se desarrolle con mayor fluidez y soltura.

La fecha y la hora de la primera y segunda convocatoria.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones técnicas a la hora de organizar una reunión de vecinos

Entre convocatorias debe haber un mínimo de 30 minutos.

Algunas personas no sabe que la Ley de Propiedad Horizontal exige que se realicen dos convocatorias para una misma junta.

La doble convocatoria es necesaria para que, si la mitad de los propietarios más uno no estuvieran presentes, se pueda convocar una segunda para que este requisito no sea necesario. Dicho de otro modo, no es necesario que haya un número mínimo de vecinos en segunda convocatoria para que se inicie la reunión.

En cualquier caso, en muchas reuniones prefieren esperan hasta la segunda incluso teniendo el quorum por dar margen a algún vecino regazado.

El orden del día de la reunión

Debe proporcionarse una lista de temas a debatir

Si un tema no está incluido y no es de gran importancia, puede abordarse en en ruegos y preguntas. Sin embargo, si el tema es relevante o implica una cantidad importante de dinero, sugerimos que se trate en la siguiente reunión si no está en el orden del día.

Inclusión de la personas o personas que convocan

Las reuniones de vecinos son convocadas por el Presidente. Esta es la persona a la que se le confiere esta capacidad según la Ley de Propiedad Horizontal.

Sin embargo, el 25% de los propietarios también pueden convocar una reunión si el presidente no está dispuesto a convocarla.

En la propia ley de propiedad horizontal la que lo tipifica, a modo de resumendo la Ley dice que:

Por lo tanto, la convocatoria debe indicar quién convoca la junta: el presidente o el 25% de los vecinos.

Incluir una forma de representación

Es necesario facilitar que cada vecino pueda delegar su derecho de voto en una persona de su confianza.

Por lo tanto, debe incluirse una parte donde se pueda cumplimentar la representación, lo normal es situarla en la parte inferior de la hoja de convocatoria. 

Plantilla de convocatoria de junta de vecinos

Posiblemente, lo más importante a la hora de convocar una Junta de vecinos en una comunidad onde no hay administrador es preparar bien la convocatoria.

Hay requisitos formales que hay que cumplir muy estrictamente para evitar que las juntas de vecinos sean impugnadas.

No es un problema habitual, ya que es necesario acudir a los tribunales para impugnar formalmente el acta de una junta de vecinos, pero siempre es recomendable asegurarse de que la convocatoria de una junta de vecinos está perfectamente preparada para que no surjan problemas en el futuro.

Cómo se vota en las juntas de propietarios

La votación en una junta de vecinos debe hacerse a mano alzada. Así lo establece la Ley de Propiedad Horizontal.

El voto por correo no existe.

Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal permite la representación, sea o no vecino. Por lo tanto, se le puede dar dicha representación al presidente o administrador para que vote en un sentido u otro en cada punto del orden del día.

Juntas de propietarios por videoconferencia

En nuestra opinión al no tener cobertura legal la celebración de juntas de propietarios por vídeo conferencia, las mismas no tienen validez. Únicamente existe regulación legal en Cataluña, pero no es aplicable al resto de España.

Desgraciadamente, para celebrar las reuniones de forma telemática habría que asegurarse que todo el mundo tenga acceso a internet o conocimientos para ello pues no se podría dejar a nadie exento de asistir a la junta.

Esto simplemente no es posible asegurarlo al 100% y podría producirse una brecha tecnológica que prive a algunos propietarios de la asistencia a junta.

¿Es posible convocar una junta de vecinos sin administrador?

Para la organización y gestión de las juntas de vecinos es necesario, pero no indispensable, contar con un administrador de fincas. Es posible organizar una junta de vecinos sin contratar a un administrador de fincas.

También puede ser que la junta de propietarios no esté satisfecha con la gestión del administrador y quiera organizar una junta de vecinos con todas las garantías.

Sugerencia para hacer una buena junta

Las reuniones de vecinos se desarrollan mejor y son más eficaces cuando los temas que se tratan son de interés y relevancia para los vecinos.

Con esto quiero decir que es importante organizar reuniones de vecinos que sean de interés.

Combinar los temas necesarios en una misma reunión y tratar de transcribirlos correctamente en el informe de la reunión dará lugar, sin duda, a conclusiones interesantes.